Elvesztett terek - a karantén iroda koncepció

A koronavírus járvány miatt körülbelül 3 milliárd embernek kell jelenleg otthon maradnia, és közülük több millióan folytatják a munkavégzést. 2020-ra a „home office” már nem számít ismeretlen fogalomnak a legtöbb iparági, szakmai és földrajzi területen, azonban teljes operációknak az alkalmazottak nappalijába és az online felületekre költöztetése mindenképpen újdonságot jelent. Sokan úgy érzik, hatékonyságuk és produktivitásuk jelentősen lecsökkent a karantén kezdete óta, még valahogy a home office-ban korábban jól működő rutinok sem működnek igazán. Ennek a legfőbb oka az, hogy a jelenlegi helyzet pszichológiailag nagyban különbözik a klasszikus home office szituációtól. Érdemesebb inkább a karantén-iroda jelenségéről beszélnünk, ha pontos képet akarunk kapni jelenlegi működésünkről.

A home office pszichológiai előnyeinek elmosódása

Az otthoni környezetben való munka korántsem új dolog: földművelők nemzedékei vagy a 20. századi művészvilág egyaránt megtapasztalták, bár meglehetősen más módon. A 21. században bekövetkező digitalizációs robbanás tette tömegek számára lehetővé, hogy irodai munkájukat végezzék el az otthonaikból. Egyre több rugalmas megoldás vált egyre népszerűbbé mind a munkáltatói, mind a munkavállalói oldalon: például a shared desk és a home office kombinációja ma már egyáltalán nem számít alternatív munkamódnak. Az alkalmankénti home office egyre népszerűbb tehát, de a kizárólagosan otthonról történő munkavégzés inkább kényszer. Európában az alkalmazottaknak mindössze 5 százaléka dolgozik kizárólag saját lakásából (Eurostat, 2019). Elsősorban olyan kisgyermekkel otthon lévő szülők illetve falvakban élők, akiknek nem nagyon van más lehetőségük.

A home office legnagyobb előnye ugyanis éppen a választás szabadságában rejlik. Szerencsés esetben eldönthetjük, hogy milyen környezetben milyen tevékenységet szeretnénk végezni. A térhasználat feletti nagyobb kontroll a magánszféra és a jóllét magasabb szintjében vagy alacsonyabb stressz szintben manifesztálódhat. A fokozott figyelmet igénylő feladatokat szívesen visszük haza az open office-ból. Vannak viszont olyan tevékenységek, amelyeket inkább az irodában szeretünk elvégezni, mint például a közös kreatív ötletelés vagy nagyobb megbeszélések lebonyolítása.

A karantén-iroda esetében pontosan ez a térhasználati autonómia veszik el. A kisgyermekes szülők esetében a helyzet pedig még drámaibb. A korábbi csendes otthoni munkasarkunk ugyanis könnyen zúgó méhkassá változhat, ami teljesen alkalmatlan bármilyen munkavégzésre. És nem is feltétlenül pusztán a zaj miatt! A szerepkonfliktusaink szintén gondot okozhatnak: miközben dolgozni próbálunk, egyszerre kell betöltenünk a szülő, házastárs vagy éppen tanár szerepét is. Úgy tűnik, a klasszikus otthoni munkavégzésnek egyetlen leírt előnye marad csak talpon: az irodába való bejutás okozta stresszt és időt most is valóban meg tudjuk spórolni.

Az előnyök elhalványulásával a home office alapvető hátrányai viszont részben felerősödni látszanak. Gyakran említett példa az általános túlóra. Mivel a karantén alatt még nehezebb beosztani az időnket, ez a szempont biztosan rosszabbodik ezekben a napokban. Az is bizonyított tény, hogy otthoni környezetben az adrenalinszintünk lassabban tér vissza nyugalmi állapotba a munkavégzést követően, mindez a karantén-iroda esetén szintén jelen lehet. A szakértők szintén leírják, hogy gyakori home office esetén a társas kapcsolataink és interakcióink lecsökkenhetnek – ennek az aspektusnak az alakulása azonban érdekes irányt vett mostanság. Az egyik oldalról az offline szakmai interakciók nemhogy lecsökkentek, de teljesen meg is szűntek. Másrészt viszont mindannyian ugyanabban a cipőben járunk, így sokaknak nagyobb igénye lehet online small talk-okra vagy nem kizárólag munkával kapcsolatos beszélgetésre a kollégákkal. Ezen kívül új kommunikációs platformok és formák váltak népszerűvé a válság kezdete óta, amelyek nagyban megkönnyítik a virtuális kapcsolattartást.

A klasszikus otthoni munkavégzésen túl: a veszteség, düh és szorongás megélése

A járvány alatt egy teljesen új tényező is megjelenik: az otthoni munkavégzés most rengeteg negatív érzéssel is együtt járhat. Először is a karantén-irodába kényszerülés okán veszteségélményt, vagy akár gyászt is megélhetünk. A környezetpszichológiai szakirodalom leírja, hogy nem csupán személyekhez kötődhetünk, hanem tárgyakhoz, helyekhez, vagy akár ötletekhez is, ezek elvesztése kapcsán pedig ugyanúgy gyászt élhetünk át.

Sokan megélik a napi rutinjuk vagy az irodájuk, mint fontos fizikai környezet elvesztését, még ha csak időlegesen is, emiatt pedig szomorúságot vagy akár dühöt is érezhetnek. A bizonytalanság szorongást okozhat, amit az izoláció tovább súlyosbít. Mit tehetünk tehát ebben a helyzetben? A munka alatt felmerülő negatív érzéseket, stresszt és fáradtságot sikeresen kezelhetjük például a környezetünk megváltoztatásával. Ugyan a karantén alatt erre csak korlátozott lehetőségeink vannak, de néha az is elég lehet, ha pihenésképpen kitekintünk az ablakon vagy kiállunk az erkélyre néhány percre. Kaplan (1995) figyelem helyreállításról szóló elmélete szerint a természeti környezet látványa ugyanis különösen frissítően hat a fáradtságra és a negatív érzésekre a sokféleségének és optimális ingerlési szintjének köszönhetően. A természeti környezet pozitív hatásainak megtapasztalásához nem kell feltétlenül elhagynunk a lakást, akár az otthonunkban található szobanövények, de még egy szép tájkép is jó szolgálatot tehet rövid távon. Ha úgy érezzük azonban, hogy a negatív érzéseink eluralkodnak rajtunk és akadályoznak a mindennapi feladataink elvégzésében, érdemes mielőbb professzionális segítséget kérni.

Karantén-iroda gyerekekkel: környezetpszichológiai képtelenség

A környezetpszichológusok szerint a fizikai környezet nem puszta díszlete, hanem aktív szereplője a viselkedéses folyamatoknak. Állandó jelzéseket küld ugyanis a térhasználónak arról, hogy adott helyen minek kellene és minek nem kellene történnie. A karantén-iroda éppen ezért tulajdonképpen egy teljes környezetpszichológiai nonszensz, hiszen a tér folyamatosan a munka abbahagyására ösztönöz minket. A nagy, nyitott terű irodákban a váratlan megzavarások 60-100 percnyi munkaidő kiesést generálhatnak naponta (Sykes, 2001). A gyermekes karantén-irodában a megzavarás okozta kiesés mértéke gyakorlatilag teljesen mérhetetlen és értelmezhetetlen. Egy nem mindennapos multitasking szituációról van ugyanis szó, ahol az egyszerre elvégzendő feladatok több különböző szerephez tartoznak: a dolgozó, az anya, vagy akár a tanár szerepéhez. Ezeket a váltásokat nagyon nehéz kontroll alatt tartani, ami pedig nagyon megterhelővé teszi a helyzetet. Mindent összevetve a karantén-iroda semmi esetre sem jelent támogató környezetet a hatékony és produktív munkavégzéshez, kiváltképp a gyermekkel otthon lévők esetében. De persze nem is ezért váltottunk erre a munkamódra, hanem hogy lelassítsuk a világjárványt. És ha a nagy képre koncentrálunk, talán visszanyerhetünk valamit az elvesztett kontrollból. Végtére is, mi magunk éppen a karantén-irodába vonulással járulunk hozzá, hogy a társadalmunk kilábaljon a válságból.

A helyzet helyett az elvárások kontrollálása

Miközben éppen alapvető egzisztenciális kérdéseken gyötrődünk, a mindennapi munka sokszor jelentőségét vesztheti. Ezzel együtt éppen most kiemelten fontos, hogy összeszedettek maradjunk és megtartsuk az állásunkat, a munkáinkat. Mit tehetünk tehát a produktivitásunk növelése érdekében? Önmagában az elengedhetetlen, hogy kimondjuk: nem egy puszta home office-ra váltás történt, nem is nyaralunk, hanem egy nehéz szituációba sodródtunk, ami mentálisan, lelkileg és akár pénzügyileg is megterhelő. A produktivitásunk kapcsán pedig egyetlen dolgot tudunk ténylegesen kontrollálni, az azzal kapcsolatos elvárásainkat. Fontos, hogy realisztikus mércéket állítsunk magunk elé. Tudjuk, hogy Newton karantén alatt dolgozta ki a gravitációs elméletét, de azt is, hogy nem kellett sem gyerekekkel, sem online meetingekkel sem pedig határidőkkel foglalkoznia közben.

A bűvös háromszög: személy-környezet-feladat

Ahhoz, hogy megfelelő elvárásokat tudjunk kijelölni saját magunk számára, értenünk és ismernünk kell önmagunkat, a fizikai és társas környezetünket és a ránk váró feladatokat. Ezután pedig egyeztetnünk kell ezeket a hatékonyságunkkal kapcsolatos elvárásainkkal.

• A személyiségünk

Először is fontos kiemelni, hogy nem mindannyian vagyunk egyformán alkalmasak a home office-ra. A szakértők szerint ez a típusú munkavégzés kedvezőbb a belülről motivált, jól szervezett és megfelelő önkontrollal rendelkező személyek számára. Ugyanakkor az otthoni munkavégzés tanulható. Megfelelő önismeret birtokában ideális rutinokat tudunk kialakítani. Ráadásul a gyakorlat teszi a mestert: minél többet dolgozunk otthonról, annál több „best practise-t” tudunk beépíteni a mindennapokba.

• Fizikai környezet

Di Martino és Wirth (1990) az alábbiakat határozta meg az otthoni munkavégzés legfontosabb feltételeiként a fizikai környezet vonatkozásában: a munkaállomást, amennyire csak lehet, el kell különíteni a személyes terektől; a dolgozó szoba ablakai jó, ha az utcára néznek; gondoskodni kell a megfelelő megvilágításról és szellőztetésről. Érdemes ennek megfelelően berendezni a munkaállomásunkat vagy megtalálnunk ezt a helyet a lakásban. Ezen kívül ki kell alakítunk új „karantén-rutinokat”, behívva a minket körülvevő tárgyak és helyeket. Például, ne üljünk le dolgozni pizsamában, vagy jelöljünk ki egy kávésbögrét, amit csak munkaidőben használunk. És ne felejtsükel: a növények a barátaink!

• Társas környezet

A társas környezetünk, azaz az emberek összessége, akikkel össze vagyunk zárva, sokkal összetettebb kérdés. Ha egyedül vagyunk, számos lehetőség áll rendelkezésre az idő és tér beosztására. Ebben az esetben a fő cél az elszigeteltség negatív hatásainak csökkentése. A legszerencsésebb helyzetben talán azok a párok vannak, ahol mindkét fél klasszikus irodai munkát végez azonos időbeosztásban. Ebben az esetben a karantén-iroda számos pozitív szakmai hozadékot is rejthet, befejezhetővé válnak régóta halogatott feladatok, lehet szakkönyveket forgatni vagy webináriumokon részt venni. Természetesen a hatékonyság ebben az esetben is számos egyéni tényezőtől függ, közbe szólhat egy krónikus betegség, a halogatásra való hajlam vagy éppen egy aktuális párkapcsolati konfliktus. A kisgyermekes dolgozó szülők vannak talán a legnehezebb helyzetben. Természetesen a gyermekek száma és életkora fontos tényező, a háztartásban élő felnőttek számával egyetemben. Akármekkorák is a gyermekek, fontos elmagyarázni nekik, hogy ez alkalommal az otthon töltött idő egy kicsit más. Olyan feladatokat és programokat kell ugyanis a családi otthonba invitálni, amelyeknek azelőtt máshol volt a helye. Ismét fontos hangsúlyozni, az új rutinok ennek megértésében is segítenek. Együtt kialakíthatunk egy közös új napirendet, vagy éppen színekkel jelölhetjük a napokat, így megkülönböztetve a hétköznapokat a hétvégéktől. A karanténban kialakult társas környezet variabilitása természetesen végtelen, mindenki máshogyan, más társaságban tölti el ezeket a heteket. Az elvárásaink megfogalmazásakor fontos azonban, hogy a saját helyzetünket tisztán lássuk és hogy pontosan meg tudjuk határozni annak hatásait.

• A feladat jellege

Természetesen a karantén-irodai működésünk nagyban függ a feladatunk jellegétől és a munkáltató szervezettől is. Egy Olson (1983) nevű szerző úgy fogalmazott, hogy az ideális home office munkakör egyértelműen meghatározott teljesítménymutatókkal rendelkezik, viszonylag magas szintű koncentrációt és kevés kommunikációt igényel. A karantén-iroda ezen a pontos megint csak jelentősen eltér a klasszikus  home office felállástól. A pontosságot és precizitást igénylő munkák ugyanis gyakran igazi káoszba fulladhatnak, ha a játszótérré avanzsálódott lakásunkban próbáljuk azokat elvégezni. A több kreativitást és „out of the box” gondolkodást igénylő, kevésbé definiált feladatok esetében viszont a karantén szokatlan szociofizikai miliője még előnyös is lehet.

Fel kell ismernünk és el kell fogadnunk tehát, hogy potenciális teljesítményünk most nem csak rajtunk múlik. Ne várjunk el magunktól kevesebbet, de többet sem, mint amit a helyzet lehetővé tesz. Nem csak egyéni, hanem csoportszinten is szükség van a szituáció elemzésére. Ha egy vezető azt szeretné, hogy a csapat vagy az egész szervezet a lehető leghatékonyabban működjön, muszáj figyelembe vennie a karantén-irodák heterogenitását.

A növekedés felé vezető úton

A sokgyermekes egyedülálló szülők számára az elkövetkező néhány hét valószínűleg nem a karrierjük csúcspontját jelenti majd, legalábbis rövidtávon semmiképp. Ezekben az esetekben a napi munkavégzés sokkal inkább szól a túlélésről az iskola és óvoda bezárások idején. Számukra a fejlődés sokkal inkább a kapcsolatépítési lehetőségekben és a magánéletben rejlik. Azok számára, akiknek nem kell másokról gondoskodniuk a munkaidejük alatt és akik megtanulják megfelelően beosztani az idejüket és a rendelkezésükre álló teret, ez az időszak akár új lendületet is adhat. Amikor rá vagyunk kényszerítve, hogy befelé figyeljünk, gyakran születnek kiemelkedő szellemi eredmények, eredeti ötletek fogannak meg és hirtelen akár a régóta dédelgetett álmaink megvalósítására is több energiánk jut.  Ha pedig a karantén hosszú távú hatásairól gondolkodunk, mindenképpen érdemes a növekedés lehetőségéről és új skillek megszerzéséről  (pl.: jobb alkalmazkodó készség és multitasking képességek) is beszélnünk. A helyzet önmagában is teremthet új szakmai kapcsolatokat vagy hozhat építő társadalmi kezdeményezéseket és szemléletmódokat, amelyek remélhetőleg a karantén utáni időszakban is velünk maradnak majd.

Szakirodalom:

• Di Martino, V., & Wirth, L. (1990): Telework: A New Way of Working and Living. International Labour Review, 129 (5), 529-554.
• Dúll, A. (2009): A környezetpszichológia alapkérdései – Helyek, tárgyak, viselkedés. Budapest: L’Harmattan.
• Eurostat (2019). Employed persons working from home as a percentage of the total employment, by sex, age and professional status (%). elérhető: https://bit.ly/2XBLPmW
• Frankó, L. (2019): Az új generációs irodák környezetpszichológiai vonatkozásai, Doktori disszertáció, ELTE Pszichológiai Doktori Iskola (Témavazető: Dúll Andrea)
• Fried, M. (1963): Grieving for a lost home. In Duhl, L. J. (ed.): The urban condition. Basic Books, New York. 151-171.
• Kaplan, S. (1995). The restorative benefits of nature: Toward an integrative framework. Journal of Environmental Psychology, 15, 169-182.
• Olson, M. H. (1983): Remote office work: Changing work patterns in space and time. Communications of the ACM, 26, 182-187.
• Sykes, E. (2001): Interruption in the workplace: A case study to reduce their effects. International Journal of Information Management, 31, 385-394.

• business
• architecture
• karantén